Kvalitetsledningssystem (KLS)

Företag: Konnichiwa Studio AB
Standard: Motsvarande ISO 9001
Dokument-ID: KSA-KLS-003

1. Vår kvalitetspolicy och våra kvalitetsmål

Vår kvalitetspolicy:

På Konnichiwa Studio AB är vår policy att leverera kreativa och tekniskt högklassiga filmproduktionstjänster som konsekvent möter och överträffar våra kunders förväntningar. Vi är engagerade i en process av ständiga förbättringar, säkerställer efterlevnad av lagar och regler, och främjar en kvalitetskultur där varje teammedlem har befogenhet och ansvar för sitt bidrag till slutprodukten.

Våra kvalitetsmål:

För att säkerställa att vi lever upp till vår policy har vi satt upp följande mätbara mål:

• Kundnöjdhet: Uppnå en kundnöjdhet på minst 95 %. Detta mäts genom enkäter efter avslutat projekt som ställer riktade frågor om vårt arbete, samarbete och potentiella förbättringsområden.
• Leverans i tid: Leverera 100 % av projekten enligt den gemensamt överenskomna tidsplanen.
• Budgethållning: Säkerställa att de slutliga projektkostnaderna inte överskrider den godkända budgeten, där eventuella avvikelser hanteras genom vår formella process för ändringshantering.
• Teknisk excellens: Bibehålla noll avslag på grund av tekniska fel vid slutleverans.

Dessa mål granskas årligen under ledningens genomgång.

2. Roller, ansvar och befogenheter

För att säkerställa en effektiv drift av vårt KLS är ansvarsområdena tydligt definierade:

• Ledningsgrupp: Har det yttersta ansvaret för KLS, tillhandahåller resurser, sätter upp mål och leder den årliga ledningens genomgång.
• Produktionschef: Ansvarar för implementering, underhåll och internrevision av KLS. Denna roll fungerar även som projektledare och implementerar KLS i varje enskilt projekt, hanterar kundkommunikation, avvikelser och säkerställer att all projektdokumentation arkiveras korrekt.
• Alla frilansare: Ansvarar för att förstå och följa våra kvalitetsrutiner i sitt dagliga arbete och för att lyfta eventuella kvalitetsrisker med produktionschefen.

3. Kompetens, utbildning och medvetenhet för frilansare

Vi säkerställer att våra frilanspartners har nödvändig kompetens och medvetenhet för att upprätthålla våra kvalitetsstandarder.

• Kompetensbedömning: Vi definierar nödvändig kompetens för varje roll. Frilansare bedöms utifrån dessa kompetenser vid sitt första uppdrag och utvärderas baserat på projektprestation.
• Obligatorisk introduktion: Innan ett projekt påbörjas genomgår alla frilansare en obligatorisk introduktion. Denna genomgång beskriver tydligt vårt kvalitetsledningssystem, deras specifika kvalitetsrelaterade ansvar och våra förväntningar på samarbete och kommunikation.
• Kontinuerlig medvetenhet: Vi upprätthåller medvetenheten om vår kvalitetspolicy och projektspecifika mål genom tydliga uppstartsmöten och regelbunden teamkommunikation.

4. Rutin för förebyggande och korrigerande åtgärder

A. Förebyggande åtgärder (Riskbaserat tänkande):

• Riskbedömning av projekt: Vid projektstart använder produktionschefen en standardiserad mall för att identifiera och hantera risker relaterade till kreativa, tekniska, tidsmässiga och budgetmässiga aspekter.
• Tekniska kontroller: Före varje inspelning genomgår all utrustning en obligatorisk kontroll mot en detaljerad checklista för att förebygga tekniska fel.
• Databas för lärdomar: Insikter från varje projekts utvärdering matas in i en central databas. Detta är en obligatorisk resurs för produktionschefen att granska vid planering av nya, liknande projekt.

B. Korrigerande åtgärder (Förenklad process):
När en avvikelse inträffar vidtar vi följande direkta steg:

1. Logga & åtgärda: Problemet loggas omedelbart och en snabb korrigering genomförs för att lösa problemet för kunden (t.ex. en ny tagning, korrigering av en grafisk felaktighet).
2. Grundorsaksanalys: Produktionschefen och berörda frilansare analyserar problemet för att hitta den verkliga källan (t.ex. med hjälp av “5 Varför”-metoden).
3. Implementera långsiktig lösning: En korrigerande åtgärd planeras och genomförs för att eliminera grundorsaken och förhindra att den upprepas.
4. Verifiera & stäng: Produktionschefen verifierar att lösningen är effektiv innan ärendet formellt stängs i loggen.

5. Rutin för hantering av avvikelser och klagomål

A. Hantering av avvikelser (Ändringshantering):

• Formell ändringsförfrågan: Varje avvikelse från den överenskomna omfattningen, tidsplanen eller budgeten måste dokumenteras i ett ändringsformulär.
• Konsekvensanalys & kundgodkännande: Produktionschefen bedömer påverkan och presenterar kunden med tydliga alternativ. Inget arbete med ändringen påbörjas utan skriftligt godkännande från kunden.
  
  

B. Hantering av klagomål:

• Logga och bekräfta: Alla klagomål loggas omedelbart. Kunden får en formell bekräftelse inom en arbetsdag.
• Utredning & lösning: Produktionschefen leder en noggrann utredning och kommunicerar direkt med kunden för att komma överens om och genomföra en tillfredsställande lösning.
• Avslut och förebyggande: När kunden har bekräftat sin tillfredsställelse stängs klagomålet formellt. Alla klagomål utlöser vår process för korrigerande åtgärder för att förhindra upprepning.

6. Rutin för revision av kvalitetsledningssystemet

• Årlig internrevision: Produktionschefen genomför en fullständig revision av KLS årligen med hjälp av en detaljerad checklista baserad på ISO 9001-principerna.
• Årligt möte för ledningens genomgång: Revisionsresultaten är en viktig del av det årliga mötet för ledningens genomgång. Agendan för detta möte inkluderar:

• Granskning av föregående års handlingsplan.
• Analys av KLS-prestanda och trender (t.ex. data om kundnöjdhet).
• Granskning av kvalitetspolicyn och målen för att säkerställa att de förblir relevanta.
• Tilldelning av resurser för kvalitetsförbättringar.

• Handlingsplan: Mötet resulterar i en dokumenterad handlingsplan för det kommande året, vilket säkerställer att vårt åtagande om ständiga förbättringar omsätts i praktiken.

7. Kvalitetshantering av frilansare och leverantörer

Vi är medvetna om att kvaliteten på våra frilanspartners och leverantörer direkt påverkar vår slutprodukt.

• Lista över godkända partners: Vi upprätthåller en lista över godkända partners. För att inkluderas bedöms frilansare och leverantörer utifrån sin tekniska kompetens, tillförlitlighet och professionella standard.
• Tydliga uppdragsbeskrivningar: Alla partners får en detaljerad beskrivning av arbetets omfattning, tekniska specifikationer och måste avtalsmässigt förbinda sig att följa våra kvalitetsstandarder.
• Prestationsutvärdering: Våra partners prestation utvärderas efter varje projekt. Partners som konsekvent presterar på en hög nivå prioriteras för framtida arbete.

8. Styrning av dokumenterad information

Alla dokument relaterade till vårt KLS styrs för att säkerställa att alla använder de korrekta versionerna.

• Dokumentregister: Alla KLS-dokument (policyer, rutiner, mallar) listas i ett centralt register med versionsnummer och granskningsdatum.
• Versionskontroll: Alla ändringar i ett dokument resulterar i ett nytt versionsnummer. Inaktuella versioner arkiveras.
• Tillgänglighet: Alla aktuella KLS-dokument lagras på en delad företagsserver, tillgänglig för all relevant personal.